Veranstaltungskoordination

Sie planen eine Veranstaltung? Ihre Stadtverwaltung hilft Ihnen und unterstützt Sie bei der Vorbereitung und Koordination.

Event planen - SpicyTruffel/Shutterstock

Event planen - SpicyTruffel/Shutterstock

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Veranstaltungen sind Begegnungsorte für alle Saarbrückerinnen und Saarbrücker sowie Besucherinnen und Besucher aus der grenzüberschreitenden Region. Sie fördern den Austausch und Zusammenhalt der Gesellschaft. Ein gutes Miteinander aller Beteiligten steht im Vordergrund, wenn lokale Vereine, Künstlerinnen und Künstler, Institutionen und Organisationen ein vielfältiges Angebot gestalten.

Alle Veranstaltungen haben eines gemeinsam: Sie müssen sorgfältig geplant, von verschiedenen Behörden genehmigt und gewissenhaft durchgeführt werden. Je nach Art und Größe der Veranstaltung muss eine Vielzahl an Genehmigungen und Erlaubnissen eingeholt werden.

Als Veranstalterin oder Veranstalter sind Sie auch nach Erlass der behördlichen Genehmigung vor, während und nach dem Ende der Veranstaltung, für die Beachtung der rechtlichen Vorgaben und behördlichen Auflagen und somit für die Sicherheit von Besuchern, Mitarbeiten, Nachbarn und der Öffentlichkeit verantwortlich.

Zu diesem Zwecke wurde dieser Veranstaltungsleitfaden entwickelt. Er soll ihnen als Veranstalter*in von der Planungsphase bis zum Abbau der Veranstaltung helfen, ihr Event erfolgreich umzusetzen.  

Die zentrale Veranstaltungskoordination steht Ihnen im Vorfeld der Veranstaltungsberatung  für ein erstes Beratungsgespräch gerne zur Verfügung.

Der Antrag auf Genehmigung

Weitergehende Zuständigkeiten verschiedener Stadtämter

Bei manchen Veranstaltungen kann es erforderlich sein, weitere zuständige Ämter in die Planung mit einzubeziehen. Die zentrale Veranstaltungskoordination steht Ihnen im Vorfeld für ein erstes Beratungsgespräch gerne zur Verfügung.

Beispiele:

  • Sie möchten öffentliche Flächen nutzen.
  • Sie wollen ein Festzelt, eine Bühne, Sitz- und Stehtribünen oder ein Karussell in Ihre Veranstaltung einbeziehen.
  • Sie planen ein Volksfest, eine Messe oder eine Ausstellung.
  • Sie möchten eine Tombola oder eine Lotterie veranstalten.
  • Sie planen ein Feuerwerk.
  • Sie wollen alkoholische Getränke ausschenken.
  • Sie wollen Musik- und Beschallungsanlagen im Freien benutzen.
  • Sie planen eine Veranstaltung in einem Firmengebäude, einer Werkshalle, im Foyer.

Ist dies der Fall, kann es sein, dass das Bauaufsichtsamt, das Ordnungsamt, das Amt für Stadtgrün und Friedhöfe, das Straßenbauamt oder das Amt für Brand- und Zivilschutz mit in die Planung einbezogen werden muss. 

Beschreiben Sie möglichst genau Art und Ort Ihrer Veranstaltung zum Beispiel mit einem Beiblatt oder einem Plan. Füllen Sie dazu unser Online-Formular aus:

Zweck des Leitfadens

Saarbrücken ist eine charmante und liebenswerte Stadt an der Grenze zu Frankreich und Luxemburg. Wenn man die Region Saarbrücken beschreiben müsste, dann so: kreativ, alternativ, vielfältig und genussfreudig. Denn Saarbrücken hat nicht nur viele Gesichter, sie ist auch mit ihren zahlreichen Wäldern, Wiesen, Bachtälern und vielen Parkanlagen eine besonders grüne Stadt. Hier kann man entlang der Saar-Promenade spazieren gehen, die kleinen Boutiquen der Stadt erkunden und in einer der vielen Kneipen oder Cafés Platz nehmen. In dieser Region trifft Altes auf Modernes, womit die Stadt einen unvergesslichen und einmaligen Charme versprüht, dem sich kein Besucher entziehen kann.

Mehr als 1.000 Geschäfte und Boutiquen sowie ein großes Einkaufscenter mit mehr als 25.000 Quadratmetern Verkaufsfläche sorgen für ein Einkaufserlebnis. Altstadtfest, Saar-Spektakel, Filmfestival Max-Ophüls Preis, Festival Perspectives sind nur einige der namhaften Veranstaltungen unserer Landeshauptstadt. Zahlreiche Museen und Theater sowie eine breite freie Szene machen Kultur erlebbar. 

Veranstaltungen sind Begegnungsorte für alle Saarbrückerinnen und Saarbrücker sowie Besucherinnen und Besucher aus der grenzüberschreitenden Region. Sie fördern den Austausch und Zusammenhalt der Gesellschaft. Ein gutes Miteinander aller Beteiligten steht im Vordergrund, wenn lokale Vereine, Künstlerinnen und Künstler, Institutionen und Organisationen ein vielfältiges Angebot gestalten. Öffentliche Veranstaltungen sind ein wichtiger Standortfaktor für die Landeshauptstadt Saarbrücken.

Alle Veranstaltungen haben eines gemeinsam: Sie müssen sorgfältig geplant, von verschiedenen Behörden genehmigt und gewissenhaft durchgeführt werden.

Gerade bei größeren Veranstaltungen ist in der Regel eine Fülle von Rechtsvorschriften vor allem aus den Bereichen Versammlungsstättenrecht, Brandschutz, Baurecht, Gewerbe- und Gaststättenrecht, Jugendschutz, Umweltschutzrecht sowie Straßenverkehrsrecht zu beachten und einzuhalten. Je nach Art und Größe der Veranstaltung muss eine Vielzahl an Genehmigungen und Erlaubnissen eingeholt werden.

Zweck dieses Leitfadens ist es daher, Sie als Veranstalterin oder Veranstalter bereits in der Vorbereitungs- und Planungsphase Ihrer Veranstaltung zu unterstützen und Ihnen dabei zu helfen, Planung und Antragstellung zu optimieren und behördliche Fristen einzuhalten.

Nicht zuletzt soll mithilfe dieses Leitfadens eine Sensibilisierung aller Beteiligten für mögliche Risiken bei Veranstaltungen erreicht und Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten zum Beispiel des Veranstalters, des Betreibers, der Behörden oder sonstiger Beteiligter geklärt werden.

Als Veranstalterin oder Veranstalter sind Sie auch nach Erlass der behördlichen Genehmigung vor, während und nach dem Ende der Veranstaltung, für die Beachtung der rechtlichen Vorgaben und behördlichen Auflagen und somit für die Sicherheit von Besuchern, Mitarbeiten, Nachbarn und der Öffentlichkeit verantwortlich. Unabhängig von der Verantwortung des Veranstalters hat auch der Betreiber einer Veranstaltungsörtlichkeit allgemeine Rechtspflichten zu erfüllen.

Der Eigentümer eines Grundstücks, eines Gebäudes oder einer sonstigen Anlage, auf der bzw. in dem eine öffentliche Veranstaltung stattfindet, haftet als Betreiber nach den allgemeinen gesetzlichen Vorschriften für die Gefahren, die von seinem Grundstück oder Gebäude für andere ausgehen und zu möglichen Schäden führen.

Erste Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger oder professionelle Veranstalterinnen und Veranstalter, die eine Veranstaltung in Saarbrücken planen, ist die zentrale Veranstaltungskoordination beim Kulturamt, in der Abteilung Veranstaltungen und Referat KidS (Kinder in der Stadt).

Dieser Leitfaden kann wegen der Vielfältigkeit der einzelnen Veranstaltungsformen weder vollständig noch abschließend sein. Letztlich muss jede Veranstaltung für sich betrachtet, bewertet und eine individuelle Lösung gefunden werden.

Die ersten Schritte

Wer eine Veranstaltung plant, sollte sich schon möglichst frühzeitig über alles Notwendige Gedanken machen und sich umfassend informieren. Die zentrale Veranstaltungskoordination steht Ihnen für ein erstes Beratungsgespräch gerne zur Verfügung.

Hier erhalten Sie Auskunft, welche behördlichen Genehmigungen und Erlaubnisse eingeholt werden müssen, wo diese beantragt werden und welche Unterlagen erforderlich sind. Sie erreichen das Team der Veranstaltungskoordination unter  veranstaltungskoordination@saarbruecken.de und telefonisch unter den Rufnummern +49 681 905-1910 sowie +49 681 905-1324.

Hier erhalten Sie zudem Informationen zum Verfahren, sowie zu den für Sie relevanten Kontaktstellen innerhalb der Stadtverwaltung in Saarbrücken.

  • Wichtige Aspekte bei der Planung einer Veranstaltung

    Im Vorfeld jeder Veranstaltung sollten Sie folgende Gesichtspunkte immer in Ihrer Planung berücksichtigen:

    • Wer ist die verbindliche Ansprechperson für die Veranstaltung? Wie viele Besucherinnen und Besucher werden erwartet?
    • Besteht Schutz durch eine Haftpflichtversicherung?
    • Sind verkehrsrechtliche Regelungen, z.B. Straßensperrungen erforderlich?
    • Muss der Veranstaltungsort abgesperrt oder gesichert werden?
    • Werden Speisen und Getränke ausgegeben? Werden alkoholische Getränke ausgegeben?
    • Werden die gesetzlichen Vorgaben des Jugendschutzes eingehalten?
    • Werden bestehende Hygienevorschriften eingehalten?
    • Stehen die Standorte für Bühnen, Verkaufsstände, sonstige bauliche Anlagen und Lagerräume fest?
    • Werden besondere Leistungen/Attraktionen (z.B. Fahrgeschäfte) angeboten?
    • Stehen Toiletten in ausreichender Anzahl – auch für Menschen mit Behinderung – zur Verfügung?
    • Ist für eine ausreichende Beleuchtung der Veranstaltungsörtlichkeit gesorgt?
    • Werden Flucht- und Rettungswege beschildert und ggf. beleuchtet?
    • Werden Brandschutzmaßnahmen getroffen? Ist ein Feuersicherheitsdienst erforderlich?
    • Ist der Einsatz von Pyrotechnik oder offenem Feuer geplant?
    • Wird bestuhlt?
    • Sind möglicherweise Schutzgebiete nach Umwelt- und/oder Naturschutzrecht betroffen?
    • Werden die geltenden Lärmgrenzwerte eingehalten?
  • Besoderheiten bei größeren Veranstaltungen

    Folgende Aspekte sind zudem bei größeren Veranstaltungen immer zu bedenken:

    • Ist ein Sicherheitskonzept notwendig?
    • Wird eine Zugangskontrolle benötigt?
    • Werden die gesetzlichen Lärmrichtwerte eingehalten?
    • Gibt es Sicherheits- und Ordnungskräfte?
    • Muss ein Sanitätsdienst angefordert werden?
    • Ist die Einrichtung eines Funksystems erforderlich?
    • Ist die Stromversorgung gewährleistet?
    • Ist eine Notstromversorgung notwendig?
    • Besteht Anbindung an den öffentlichen Personennahverkehr?
    • Steht eine ausreichende Anzahl von Parkplätzen zur Verfügung?
    • Ist eine Ausschilderung der Zu- und Ausgänge erforderlich?
    • Ist die Veranstaltungsörtlichkeit behindertengerecht ausgestattet?
    • Sind die betroffenen Anwohnerinnen und Anwohner, Geschäfte und Bürgervereine informiert?
    • Gibt es Anlauf- bzw. Infostellen für die Besucherinnen und Besucher?

     Bei diesem Fragekatalog handelt es sich um eine beispielhafte, nicht abschließende Aufzählung. Je nach Art und Größe der Veranstaltung können einzelne Aspekte unberücksichtigt bleiben oder es müssen weitere Themenbereiche mit in die Planung einbezogen werden.

Welche Veranstaltungsarten gibt es?

Im Wesentlichen kann zwischen den unten genannten Veranstaltungsarten unterschieden werden, die nun im Folgenden grob kategorisiert und mit ihren Merkmalen und den sich daraus ergebenden Erforderlichkeiten dargestellt werden sollen.

  • Veranstaltungen in geschlossenen Räumen

    Typische Veranstaltungen, die in geschlossenen Räumen stattfinden, sind bspw. Tanzveranstaltungen, Theateraufführungen, Konzerte, Basare und Flohmärkte in Fest- oder Mehrzweckhallen. In der Regel erfolgt der Zugang zu Veranstaltungen dieser Art über eine Eingangskontrolle. Die Zahl der Besucherinnen und Besucher ist aufgrund der vorliegenden Möblierung bzw. der örtlichen Umstände vorgegeben. Bei Änderungen vorgegebener Bestuhlungspläne ist eine Genehmigung zu beantragen.

    Wenn Sie eine Veranstaltung in geschlossenen Räumen planen, müssen Sie folgenden rechtlichen Themenbereichen besondere Aufmerksamkeit widmen:

    • Brandschutzanforderungen
    • Flucht- und Rettungswege
    • Ausschank von Alkohol
    • Aufbau baulicher Anlagen (Bühnen, Podeste, etc.)
    • Versammlungsstättenverordnung des Saarlandes
    • Lärmgrenzwerte
    • Sicherheitskonzept
    • Parkraum/Verkehr
    • Sanitäts- und Rettungsdienst
    • Ordnungskräfte, Zugangskontrolle
    • Polizei
    • Feuerwehr
  • Veranstaltung im Freien

    Veranstaltungen im Freien sind oft Open-Air-Konzerte mit Szenenflächen, Straßenfeste, kulturelle oder kirchliche Veranstaltungen, Weinfeste, Festzüge, Sportveranstaltungen, wie z.B. Laufveranstaltungen, Triathlon sowie Volkswanderungen.

    Veranstaltungen im Freien, deren Besucherbereich in irgendeiner Form eingegrenzt ist (z.B. durch Zäune oder Absperrungen) und bei denen mehr als 1.000 Besucherinnen und Besucher erwartet werden, müssen besondere Anforderungen erfüllen. Bei diesen Veranstaltungen besteht häufig eine räumliche Enge.

    Ein Kennzeichen dieser Veranstaltungen ist es, dass sie eine gewisse Eigendynamik entwickeln können. Zudem werden sie zwangsläufig von den vorherrschenden Witterungsbedingungen beeinflusst.

    Die für alle Veranstaltungen im Freien besonders zu beachtenden rechtlichen Bereiche sind daher:

    • Verkehrsregelungen
    • Lärmgrenzwerte
    • Aufbau baulicher Anlagen (Bühnen, Podeste, etc.)
    • Brandschutzanforderungen
    • Ver- und Entsorgungsleitungen (Strom, Wasser, Abwasser)
    • Natur-, Artenschutz- und Forstrecht
    • Versammlungsstättenverordnung Saarland
    • Zugänge, Flucht und Rettungswege
    • Parkraum/Verkehr
    • Sicherheitskonzept
    • Sanitäts- und Rettungsdienst
    • Ordnungskräfte, Zugangskontrolle
    • Polizei
    • Feuerwehr
    • Barrierefreiheit
  • Ausstellungen und Märkte

    Beispiele für solche Veranstaltungen sind etwa Wochenmärkte, Flohmärkte, Weihnachtsmärkte, oder Kunst- und Töpfermärkte. Veranstaltungen dieser Art können sowohl im Freien als auch in geschlossenen Räumen stattfinden.

    Die Besucherinnen und Besucher befinden sich während der Veranstaltung nicht an einem bestimmten Sitz- oder Stehplatz, sondern bewegen sich. Die Besucherzahl ist daher schwer zu ermitteln. Kennzeichen dieser Veranstaltungsart ist zudem, dass gegebenenfalls ein Verkauf von Waren außerhalb der gesetzlichen Ladenschlusszeiten stattfindet.

    Veranstaltende, die  eine Ausstellung oder einen Markt veranstalten möchten, müssen dies u.U. schriftlich beantragen. Welche Dokumente im Einzelnen benötigt werden, erfahren Sie über:

    Ordnungsamt - Polizei- und Gewerbeabteilung - Großherzog-Friedrich-Straße 111, 66121 Saarbrücken, ordnungsamt@saarbruecken.de.

  • Versammlungen und Aufzüge

    Versammlungen und Aufzüge kennzeichnen sich dadurch, dass eine oder mehrere Personen zum Zwecke der öffentlichen Meinungskundgabe zusammenkommen. Es handelt sich nicht um Veranstaltungen im Sinne dieses Leitfadens. Versammlungen und Aufzüge können hier angemeldet werden. Nähere Informationen erhalten Sie beim

    Ordnungsamt - Polizei- und Gewerbeabteilung - Großherzog-Friedrich-Straße 111, 66121 Saarbrücken, ordnungsamt@saarbruecken.de.

  • Groß- und Risikoveranstaltungen

    Groß- und Risikoveranstaltungen stellen aufgrund ihrer Charakteristik besondere Anforderungen an Planung, Genehmigungsverfahren und Durchführung.

    Von einer Großveranstaltung wird in der Regel gesprochen, wenn eine Besucherzahl von mehr als 5.000 Menschen erwartet wird. Eine Risikoveranstaltung hingegen zeichnet sich nicht durch eine große Besucherzahl aus, sondern durch im Zusammenhang mit der Veranstaltung auftretenden Faktoren, die bei Planung und Durchführung der Veranstaltung einer ausdrücklichen Betrachtung und Reaktion bedürfen und daher als Risiko eingestuft werden.

    Beispielsweise können die besondere Beschaffenheit einer Veranstaltungsörtlichkeit, die Zielgruppe einer Veranstaltung oder ein zu erwartender hoher Alkohol- oder Drogenkonsum Faktoren sein, die eine Veranstaltung zu einer Risikoveranstaltung werden lassen. Ob eine Veranstaltung eine Risikoveranstaltung ist, kann nur nach individueller Prüfung des Veranstaltungskonzepts unter Einbeziehung der bestehenden Rahmenbedingungen festgestellt werden. Eine allgemeingültige Definition kann es daher nicht geben.

    Bei Groß- und Risikoveranstaltungen ist dem Aspekt „Sicherheit“ noch größere Aufmerksamkeit zu schenken, als dies bei sonstigen Veranstaltungen ohnehin bereits geschieht. Bei Groß- und Risikoveranstaltungen ist daher immer ein Sicherheitskonzept inklusive Ordnerkonzept sowie ein Sanitätskonzept vorzulegen. Zudem kann es erforderlich sein, dass vom Veranstalter ein Servicetelefon für die Dauer der Veranstaltung eingerichtet wird.

    So haben Nachbarn und Anwohner die Möglichkeit, auf Beeinträchtigungen, die im Zusammenhang mit der Veranstaltung entstehen, wie zum Beispiel Lärmbelästigungen, unverzüglich aufmerksam zu machen.

    Welche Erfordernisse sich darüber hinaus ergeben, ist individuell festzustellen. Beispiele für mögliche Inhalte eines  Sicherheitskonzepts finden Sie unter Punkt V. dieses Leitfadens.

Wie läuft das Antragsverfahren ab?

  • Antragsstellung

    Sofern Sie planen, eine Veranstaltung innerhalb des Gebiets der Stadt Saarbrücken durchzuführen, ist die zentrale Koordinierungsstelle Ihre erste Anlaufstelle. Sämtliche Mitteilungen über Veranstaltungen werden hier gebündelt entgegen genommen. Die Anträge sind online unter Meldung einer Veranstaltung einzureichen.

    Nach Antragseingang wird in einem ersten Schritt der Antrag auf Vollständigkeit geprüft und sofern alle erforderlichen Grundinformationen vorliegen – an die zuständige Stellen innerhalb der Stadtverwaltung weitergeleitet, wo Ihr Antrag weiter bearbeitet wird. Sie werden darüber informiert, welche Stelle bzw. welches Amt für Ihren Antrag zuständig ist. Bei Fragen oder Hilfebedarf steht Ihnen die zentrale Koordinierungsstelle selbstverständlich unterstützend zur Verfügung.

    Sofern Sie eine Veranstaltung planen, die als Groß- oder Risikoveranstaltung eingestuft wird oder bei der ein besonderer Koordinierungsbedarf besteht, wird das Verfahren unter Beteiligung der entsprechenden Fachämter durchgeführt.

    Die zentrale Koordinierungsstelle begleitet Sie in diesen Fällen aktiv in der Koordinierungsphase und teilt Ihnen mit, ob ein formelles Sicherheitskonzept zwingend vorgeschrieben ist oder für erforderlich erachtet wird. Die tatsächlich von der Veranstaltung ausgehenden Risiken werden individuell betrachtet und mit Ihnen als Veranstalterin oder Veranstalter besprochen.

  • Einzuhaltende Fristen

    Aufgrund der Vielzahl der Veranstaltungen, die im Laufe eines Jahres innerhalb der Stadtverwaltung Saarbrücken stattfinden, und deren unterschiedlicher Ausgestaltung wird für die Bearbeitung eingehender Anträge ausreichend Zeit benötigt.

    Diese ist insbesondere zur Anhörung und Koordination der beteiligten Stellen wie beispielsweise Polizei, Untere Bauaufsicht, Amt für Brand- und Zivilschutz, Amt für Klima- und Umweltschutz, Amt für Stadtgrün und Friedhöfe, Sport- und Bäderamt und Amt für Straßenbau und Verkehrsinfrastruktur notwendig.

    Angesichts des erforderlichen Prüfaufwands sowie zur frühzeitigen Erkennung von Kollisionen mit anderen Veranstaltungen oder aktuellen Baumaßnahmen und deren Auflösung ist es notwendig, dass Anträge im Zusammenhang mit Veranstaltungen grundsätzlich drei Monate vor der Veranstaltung gestellt werden.

    Bei kleineren oder regelmäßig stattfindenden Veranstaltungen, die in der Vergangenheit unproblematisch abgelaufen sind, kann auch eine kürzere Antragsfrist ausreichend sein. In diesen Fällen empfiehlt sich jedoch eine direkte Absprache mit der zentralen Koordinierungsstelle.

    Anträge für Großveranstaltungen oder Veranstaltungen, die ein besonderes Risiko aufweisen, sind aufgrund des außerordentlich großen Prüf- und Genehmigungsaufwands zwingend fünf Monate vor der Veranstaltung einzureichen.

    Veranstaltungen ohne besonderes Risiko: 3 Monate

    Groß- und Risikoveranstaltungen: 5 Monate

  • Genehmigung einer Veranstaltung

    Es ist vorgesehen, Anordnungen, Festsetzungsbescheide, Nutzungsvereinbarungen und eventuelle Gestattungen spätestens einen Monat vor Veranstaltungsbeginn zu erlassen. Dies setzt allerdings unter allen Umständen voraus, dass Anträge frühzeitig eingereicht werden (siehe Fristen) und das Veranstaltungskonzept keinen grundsätzlichen Änderungen mehr unterliegt.

    Sollten Änderungen des Veranstaltungskonzepts später als acht Wochen vor einer Veranstaltung eingereicht werden, kann deren Berücksichtigung bzw. Prüfung durch die Genehmigungsbehörden nicht garantiert werden.

    Sofern erforderlich, bei Groß- und Risikoveranstaltungen in jedem Fall, findet kurz vor Beginn der Veranstaltung eine gemeinsame Begehung der Veranstaltungsörtlichkeit zusammen mit der Veranstaltungsleitung und den entsprechenden Behörden  statt (sog. Abnahme), um evtl. Probleme gemeinsam zu erkennen und zu lösen.

  • Veranstaltungsgebühren

    Die Landeshauptstadt Saarbrücken erhebt für verkehrsrechtliche Erlaubnisse und Anordnungen Gebühren nach der Gebührenordnung für Maßnahmen im Straßenverkehr. Die Höhe der Gebühren richtet sich nach dem der Verwaltung tatsächlich entstandenen Zeitaufwand.

    Neben den Gebühren für Maßnahmen im Straßenverkehr erheben wir auch Sondernutzungsgebühren. Das sind die Gebühren, die sich nach der m²-Zahl der in Anspruch genommenen Fläche richten. Sie basieren auf der Satzung der Landeshauptstadt Saarbrücken über Sondernutzungen an öffentlichen Verkehrsflächen vom 21. Juli 2015, hier zu finden.

    Sie erhalten daher nach Beendigung des Antrags- und Genehmigungsverfahrens einen Gebührenbescheid, in dem die Höhe der fälligen Gebühren und deren Zusammensetzung dargelegt werden. Gegebenenfalls kann bereits während des Genehmigungsverfahrens ein Gebührenvorschuss von Ihnen erhoben werden.

    Weitergehende Informationen hierzu erhalten Sie von der zentralen Veranstaltungskoordination.

Sicherheitskonzept

Ein Sicherheitskonzept soll Sie als Veranstalterin oder Veranstalter bzw. Betreiberin oder Betreiber einer Versammlungsstätte auf die möglichen Risiken und Szenarien aufmerksam machen, die während einer Veranstaltung entstehen können.

Es sorgt unter anderem dafür, dass im Krisenfall auch entsprechend gehandelt wird, weil allen Verantwortlichen die notwendigen Schritte bekannt sind. Ziel eines Sicherheitskonzepts ist es, die Verantwortlichkeiten festzulegen, verantwortliche Personen zu benennen, Szenarien zu beschreiben, die Verfahrensregeln und Kommunikationswege festzulegen und den Personaleinsatz zu planen.

Aufgestellt und umgesetzt wird das Sicherheitskonzept für eine Veranstaltung oder Versammlungsstätte immer vom Veranstalter oder vom Betreiber der Versammlungsstätte. Die Sicherheitsbehörden prüfen jeweils nur die Plausibilität und Schlüssigkeit des eingereichten Konzepts.

Bei aller Individualität erweist es sich, sowohl für Sie als Veranstalter als auch für die zuständigen Behörden als hilfreich und sinnvoll, auf ein einheitliches Grundgerüst für ein Sicherheitskonzept zurückgreifen zu können um wichtige Punkte bei der Aufstellung des Konzepts nicht außer  Acht zu lassen.

Die folgenden Punkte dienen als Orientierungshilfe zur Erstellung eines Sicherheitskonzepts. Möglicherweise sind nicht alle Punkte relevant oder müssen von Ihnen ergänzt werden.

Auch wird den genehmigenden Behörden die Prüfung erleichtert, weil sie auf vergleichbar strukturierte Sicherheitskonzepte treffen. Sicherheitskonzepte können durch Zuhilfenahme von Fachfirmen erstellt werden.

  • Brandschutzanforderungen an Materialien

    Zur Vermeidung von Bränden ist es je nach Veranstaltungsörtlichkeit von großer Wichtigkeit, Materialien zu verwenden, die bestimmte Brandschutzanforderungen erfüllen und gegebenenfalls schwer entflammbar sind.

  • Wann ist ein Sicherheitskonzept erforderlich?

    Bei Veranstaltungen innerhalb von Versammlungsstätten mit mehr als 5.000 Besucherplätzen ist ein formelles Sicherheitskonzept, das mit den Sicherheitsbehörden abzustimmen ist, zwingend erforderlich (vgl. § 43 Abs. 2 VStättVO). Bitte beachten Sie, dass abhängig von der voraussichtlichen Gefährdungslage und den vorliegenden Risikofaktoren ein formelles Sicherheitskonzept bereits bei geringerer Besucherzahl gefordert werden kann.

    Darüber hinaus kann ein Sicherheitskonzept auch für Veranstaltungen außerhalb von Versammlungsstätten notwendig sein. Dabei richtet sich das Erfordernis nach Art und Umfang der jeweiligen Veranstaltung (bspw. Besucherzahl, Örtlichkeit, Flucht- und Rettungswege, feuergefährliche Handlungen oder Zuschauerverhalten).

    Ob in diesen Fällen ein formelles Sicherheitskonzept für die Veranstaltung notwendig ist, entscheidet die zentrale Veranstaltungskoordination zusammen mit den Sicherheitsbehörden im Einzelfall.

  • Ordnerdienst

    Wichtiger Bestandteil des Sicherheitskonzepts ist grundsätzlich die Einrichtung eines Ordnerdienstes. Gestaffelt nach Besucherzahl und Gefährdungsgraden ist im Sicherheitskonzept zwingend die Mindestzahl der Kräfte des Ordnungsdienstes festzulegen.

    Des Weiteren sind die betrieblichen Sicherheitsmaßnahmen und die allgemeinen und besonderen Sicherheitsdurchsagen zu definieren. Der Ordnungsdienst muss unter der Leitung eines vom Veranstalter oder Betreiber der Versammlungsstätte bestellten Ordnungsdienstleiters stehen.

    Ordnungsdienstleitung sowie die Ordnungsdienstkräfte sind für die betrieblichen Sicherheitsmaßnahmen verantwortlich. Sie sind insbesondere für die Kontrollen an den Ein- und Ausgängen und den Zugängen zu den Aufenthaltsflächen des Publikums, für die Beachtung der maximalen Besucherzahl und der Anordnung der Besucherplätze, für die Einhaltung von Verboten wie Rauchen, Verwendung von offenem Feuer und pyrotechnischen Gegenständen, für die Sicherheitsdurchsagen sowie für die geordnete Räumung verantwortlich. Für gewerblich tätige Ordnerdienste gelten die Qualitätsanforderungen der Gewerbeordnung.

    Für die Berechnung der notwendigen Anzahl von Personen des Ordnungsdienstes sind keine gesetzlichen Festlegungen oder Berechnungsmodelle verfügbar. Über die Festlegung der Kräfte des Ordnungsdienstes muss im Einzelfall entschieden werden.

    Die Anzahl bestimmt sich nach der Art der Veranstaltung sowie aufgrund einer Einschätzung des Gefahrenpotentials. Zum Beispiel sind für ein Rock-Konzert in aller Regel mehr Sicherheitskräfte erforderlich, als für ein klassisches Konzert.

  • Sanitäts- und Rettungsdienst

    Je nach Art und Größe einer Veranstaltung kann neben den Ordnerdiensten auch der Einsatz eines Sanitäts- und Rettungsdienstes erforderlich sein.

  • Feuerwehr

    Die Art einer Veranstaltung, der Veranstaltungsort oder aber auch ein vorhandenes, besonderes Gefährdungspotential kann die Notwendigkeit der Einrichtung eines Feuersicherheitsdienstes, umgangssprachlich auch Brandsicherheitswache genannt, bedingen.

    Dies bedeutet, dass während Ihrer Veranstaltung Vertreter der Feuerwehr auf dem Veranstaltungsgelände anwesend sind, um im Bedarfsfall ohne Verzögerung eingreifen zu können.

  • Rettungswege und Rettungszufahrten

    Im Vorfeld öffentlicher Veranstaltungen ist es notwendig, die erforderlichen Rettungswege und Zufahrten festzulegen. Zur Durchsetzung können gegebenenfalls verkehrsrechtliche Anordnungen getroffen werden, z.B. die Einrichtung von Halteverbotszonen und/oder Straßensperrungen für Rettungsfahrzeuge.

    Unter Umständen muss durch den Einsatz von Ordnungskräften dafür Sorge getragen werden, dass Rettungswege und –Zufahrten freigehalten werden.

    Die festgelegten Flächen für die Feuerwehr sind grundsätzlich freizuhalten. Die bestehenden Zugänge zu Gebäuden sowie Feuerwehrzufahrten dürfen nicht eingeschränkt werden. Notausgänge von baulichen Anlagen sowie Zugänge zu Schalt- und Verteilerräumen sind in voller Breite freizuhalten. Löschwasserentnahmestellen sind einschließlich ihrer Beschilderung im Umkreis eines Meters freizuhalten.

  • Verwendung von Flüssiggas

    Bei der Verwendung von Flüssiggas ist aufgrund der hohen Unfallgefahr und der unter Umständen verheerenden Auswirkungen eines Unfalls besondere Vorsicht geboten. Die rechtlichen Sicherheitsbestimmungen bei der Verwendung von Flüssiggas gelten grundsätzlich für alle entsprechenden Behälter, Geräte und Anlagen, unabhängig von ihrer Größe. Nähere Informationen erhalten Sie beim

    Amt für Brand- und Zivilschutz, Abteilung Vorbeugender Brand- und Gefahrenschutz, Telefon: +49 681 3010-342, E-Mail: vorbeugender.brandschutz@saarbruecken.de.

  • Feuerwerke und Pyrotechnik

    Das Zünden eines Feuerwerkes ist grundsätzlich nicht gestattet. Beabsichtigen Sie dennoch ein Feuerwerk zu veranstalten, benötigen Sie eine Ausnahmegenehmigung. Zuständige Behörde ist das

    Ordnungsamt - Polizei- und Gewerbeabteilung - Großherzog-Friedrich-Straße 111, 66121 Saarbrücken, ordnungsamt@saarbruecken.de.

    Bitte beachten Sie, dass Ausnahmegenehmigungen nur sehr restriktiv und aus besonderem Anlass erteilt werden können. Den Antrag finden Sie hier. Das Steigenlassen von sogenannten Himmelslaternen, Himmelsfackeln, Skyballons, Skylaternen, Wunschlaternen oder Mini-Heißluftballons ist im Saarland seit 2009 verboten.

  • Ver- und Entsorgungsleitungen und Abfallentsorgung

    Ver- und Entsorgungsleitungen für bspw. Wasser, Abwasser oder Strom in Form von Kabeln, Schläuchen, Seilen, etc. sind so zu verlegen, dass sie keine Stolpergefahr oder Behinderung darstellen. Dies gilt insbesondere im Bereich von Rettungswegen, Zufahrten und in Bereichen, in denen sich Veranstaltungsbesucherinnen und Besucher aufhalten.

    Um Stolperfallen zu vermeiden, sollten Kabelbrücken in Warnfarbe verwendet oder Leitungen mit Gummimatten abgedeckt werden. Freigespannte Leitungen müssen eine lichte Durchfahrtshöhe von mindestens 4,5 Meter aufweisen. Mobile Wasserleitungen sind vor der Wasserentnahme für den menschlichen Verzehr gründlich zu spülen.

  • Ausschank und Verzehr von Speisen

    Wenn Sie beabsichtigen, während Ihrer Veranstaltung alkoholische Getränke auszuschenken, müssen Sie dies gemäß § 3 Abs. 4 Saarländisches Gaststättengesetz anzeigen. Den Antrag finden Sie hier.

    Für den Umgang mit Speisen und Getränken gelten besondere Regeln. Der Bereich Lebensmittelüberwachung beim Landesamt für Verbraucherschutz kontrolliert u.a. bei Veranstaltungen stichprobenartig, ob sachgerecht mit Lebensmitteln umgegangen wird. Einzelheiten hierzu werden Ihnen bei der Erteilung einer Gestattung mitgeteilt. Nähere Informationen zum sachgerechten Umgang mit Lebensmitteln erhalten Sie hier.

  • Abgabe kostenlosen Trinkwassers

    Nicht nur, aber besonders bei größeren Veranstaltungen, die in den heißen Sommermonaten stattfinden, muss von Ihnen als Veranstaltende gewährleistet werden, dass während der gesamten Dauer der Veranstaltung kostenlos Trinkwasser an die Besucherinnen und Besucher abgegeben wird, um so Fälle von Dehydrierung und Kreislaufzusammenbrüchen zu verhindern.

    Die kostenlose Abgabe von Trinkwasser wird bei größeren, im Sommer stattfindenden Veranstaltungen als Auflage in den Genehmigungsbescheid aufgenommen. Sie sollten sich daher Gedanken darüber machen, wo und in welcher Form Trinkwasser abgegeben wird und wie die Besucher Ihrer Veranstaltung auf die Abgabe und die Ausgabestellen des kostenlosen Trinkwassers aufmerksam gemacht werden.

  • Polizei

    Grundsätzlich sind Sie als veranstaltende Person z.B. durch die Beauftragung eines Sicherheitsunternehmens oder Ordnungsdienstes, selbst dafür verantwortlich, dass durch geeignete Maßnahmen die Sicherheit und Ordnung während einer Veranstaltung gewährleistet sind.

    Sie können jedoch, wenn es erforderlich ist, die Polizei zur Durchsetzung Ihres Hausrechts gegenüber Besuchern oder sonstigen Personen, die die Veranstaltung nachhaltig stören, zur Hilfe rufen.

  • Sonn- und Feiertagsgesetz

    Sonn- und Feiertage sind gesetzlich geschützte Tage. Bei Veranstaltungen sind daher immer die Voraussetzungen des Sonn- und Feiertagsgesetztes des Saarlandes in der aktuellen Fassung zu beachten.

    So sind während der Zeit des Hauptgottesdienstes (sonntags von 9 bis 11 Uhr) alle Handlungen, wie Auf-, Um- oder Abbauarbeiten, Anlieferungen, laute Musik oder Funktionstests von Lautsprecheranlagen, die den Gottesdienst stören könnten, zu vermeiden. Darüber hinaus sind an diesen Tagen öffentlich bemerkbare Arbeiten, die geeignet sind, die Ruhe des Tages zu beeinträchtigen, ebenso untersagt.

    An besonders geschützten Feiertagen wie bspw. dem Karfreitag, Allerheiligen oder dem Volkstrauertag sind Tanzveranstaltungen u. ä. untersagt. Nähere Informationen erhalten Sie beim Ordnugsamt.

Leitlinien zu Nachhaltigen Veranstaltungen

Veranstaltungen in Saarbrücken sollen gezielt nach nachhaltigen Prinzipien durchgeführt werden. Dies meint Maßnahmen, welche langfristige ökologische, soziale und ökonomische Auswirkungen haben. Jede Veranstaltung von groß bis klein hat unweigerlich Folgen für die Stadt, die lokale Gesellschaft und die Umwelt, aber auch auf Menschen entlang der Lieferketten für bestimmte Produkte und das globale Klima.

Um die zusätzlichen Belastungen für die Bevölkerung und die Umwelt möglichst gering zu halten und gleichzeitig eine hohe Zufriedenheit aller Anspruchsgruppen zu erreichen, hat Saarbrücken ein Nachhaltigkeitskonzept entwickelt.

  • Wie wird das Nachhaltigkeitskonzept angewendet?

    Die wesentlichen Aufgaben der Veranstaltungsorganisation gleichen sich über verschiedene Veranstaltungsarten hinweg: Planung, Öffentlichkeitsarbeit im Vorfeld, Beschaffung von Sponsoren, Dienstleistungen und Waren zur Durchführung, Zugänglichkeit zur Veranstaltung, Angebote während der Veranstaltung, Emissionen

    (zum Beispiel Abfall, Lärm, Abwasser), ggf. Öffentlichkeitsarbeit im Nachgang, finanzielle Abwicklung, Reflektion.

    Diese Aufgaben sollten möglichst ökologisch und sozial verantwortlich erledigt werden. Die Umsetzung von Nachhaltigkeitsaspekten beginnt in der Vorbereitung einer Veranstaltung. Fragen wie „An was haben Sie bisher noch gar nicht gedacht? Welche Stellschrauben können Sie leicht drehen? Welche neuen, ungewohnten Wege probieren Sie aus? Wer müsste dazu ggf. eingebunden werden?“ helfen bei der individuellen Erarbeitung des Nachhaltigkeitskonzepts.

    Nach einer Veranstaltung sollte die Durchführung reflektiert werden: Was hat gut geklappt? Wo gab es welche Schwierigkeiten? Was benötige ich beim nächsten Mal, damit es besser läuft?

  • Hintergrund SDG - Saarbrücken Denkt Global

    Das Nachhaltigkeitskonzept stellt auf die Agenda 2030 der Vereinten Nationen ab. Darin werden für 17 Lebensbereiche Ziele für nachhaltige Entwicklung formuliert (Sustainable Development Goals, abgekürzt SDGs), die lokal, national und international Anwendung finden. Bereits 2017 hat der Saarbrücker Stadtrat sich mit der Zeichnung der Musterresolution der Agenda 2030 zu diesen Zielen bekannt.

    Somit leistet das nachhaltige Veranstaltungsmanagement der LHS einen Beitrag zur Erreichung der SDGs auf lokaler Ebene.

Checkliste für eine barrierefreie Veranstaltung

  • Ihre Veranstaltung soll barrierefrei sein? Beachten Sie dazu bitte folgende Checkliste:
    • Gute Erreichbarkeit der Sitzungs- u. Veranstaltungsorte per Bus oder ​​Bahn
    • Behindertenparkplätze am Veranstaltungsort ausweisen
    • Barrierefreie Zugänglichkeiten von Räumlichkeiten
    • Prüfung der barrierefreien Zugänglichkeit der Räumlichkeiten(Türbreite mind: 90 Zentimeter, Türschwellen höchstens 2 Zentimeter)
    • Wege und Rampen mit nicht mehr als 6 Prozent Steigung und gut befestigten Oberflächen, mindestens 1,20 Meter breit
    • Barrierefreie Aufzüge müssen erkennbar und gekennzeichnet sein
    • Kontrastreiche Gestaltung nicht vermeidbarer Hindernisse z. B.: Stufen, Schwellen, Glaswände- u. türen.
    • Ausreichende, kontrastreichende Beleuchtung
    • Vermeidung von Stolperfallen (Nutzung von Kabelbrücken) 
    • Auf ausreichende Akustik achten  

    Barrierefreie Räumlichkeiten

    • Ausreichende Rollstuhlplätze vorsehen, ausreichende Durchgänge und     
    • Zwischenräume zwischen Tisch- u. Stuhlreihen (etwa 1,20 Meter).
    • Gehörlose Personen sollten gute Sicht auf den/die Redner*in und den gegebenenfalls vorhandenen Gebärden – oder Schriftdolmetscher*innen haben Assistenzpersonen bei Platzwahl mitbedenken  
    • Unterfahrbare Tische vorhalten
    • Bei Möblierung mit Stehtischen auch Tische in Sitzhöhe und weitere Stühle bereithalten.
    • Servicepersonal darauf vorbereiten, dass auch Menschen mit Behinderungen teilnehmen

    Außenveranstaltungen

    • Barrierefreies Gelände und Untergrund wählen
    • Nutzung von barrierefreien Toiletten gewährleisten und ausschildern 
    • Orientierungshilfen vor Ort gewährleisten

    Verwendung leichter bzw. einfacher Sprache, Bilder und Symbole

    • Gut lesbare Schriftarten (z. Arial); einfache Strukturierung mit Absätzen und Verwendung von Überschriften, Kontraste beachten (Schwarz-Weiß)
    • Ankündigung im Internet in einer barrierefreien Weise

    Spezielle Bedürfnisse abfragen

    • Bereits bei Einladung zu einer Veranstaltungen sollte abgefragt werden, ob und welche Unter- stützungsbedarf besteht.
    • Vorschlag zur Formulierung: „Bitte teilen Sie uns mit, welchen Unterstützungsbedarf Sie haben.“
    • Zum Beispiel könnten Bedarfe zu Kommunikationshilfen wie Gebärdensprache oder Schriftdol- metschung oder auch zur Notwendigkeit von Rampen oder das Mitbringen von Begleitpersonen genannt werden, die zu berücksichtigen sind.

Ansprechpartner*innen

Kulturamt

Simon Simmet & Elisa Urbantke, Veranstaltungen und Referat KidS
Kaiserstraße 1a
66111 Saarbrücken
St. Johann

Telefon: +49 681 905-1910/1406

E-Mail: veranstaltungskoordination@saarbruecken.de

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